Det moderna företagandet blir smidigare

Jag driver ett företag tillsammans med en vän. Vi har hållit på i ca 10 år nu och jobbar inom webb och e-handel. Vi driver t ex olika webbsidor inom ekonomi och Stabilekonomi.se är den sida där jag brukar blogga lite mer allmänt och personligt om privatekonomi, med tips och råd och sådant som jag tycker är intressant och viktigt.

Min vän träffade jag på universitetet för ganska länge sedan och vi bor sedan många år i olika städer, en ganska bra bit ifrån varandra. Vi har således inget kontor dit vi åker varje dag för att jobba utan jobbar på varsitt håll och håller daglig kontakt via t ex Skype. Med jämna mellanrum har vi möten då en av oss åker till den andre (oftast är det jag som besöker honom av praktiska skäl) och så diskuterar vi företaget och gör sådant som man helst behöver göra tillsammans.

Detta upplägg har fungerat bra, även om man ibland kanske önskade att vi hade kunnat jobba tillsammans på samma vis som vanligt folk oftast gör, med ett kontor som vi kunde gå till och träffas dagligen. Dock är det normalt inga problem för oss att sitta på olika håll då vi gör det mesta arbetet självständigt och utan behov av att träffas fysiskt. Vi kan hantera näst intill alla ärenden som vi behöver göra gemensamt via Internet – prata med varandra, skicka filer osv.

Vissa saker kan man dock inte göra smidigt när man sitter på olika håll och en av de sakerna är att signera papper, när båda två måste skriva under samma dokument. Även om vi kan göra mycket digitalt så har det inte funnits någon bra lösning för detta. Vi har normalt fått vänta tills dess att vi är på samma ställe, när vi har möte, eller sköta det den krångliga vägen.

Den krångliga vägen är inte så rolig då det i princip innebär att en person får skriva ut dokumentet, fylla i och signera det, scanna in det igen, skicka det till den andre som sedan också skriver ut det och signerar. Sedan kan det då antingen skickas in via vanlig post eller återigen scannas in för att skickas digitalt.

Digital lösning som gör det klart smidigare att signera

Säga vad man vill om denna metod men den är inte smidig. Det är en klumpig lösning som tar tid och kräver för mycket jobb. Det behövs något som är klart smidigare för att hantera något som egentligen är en ganska simpel process. I grund och botten ska man bara skriva sin signatur på ett dokument och sedan ska en annan person göra samma sak.

Eftersom vi lever i dagens moderna, uppkopplade, digitaliserade värld känns det som en väldigt gammaldags och krånglig metod att behöva skriva ut, signera, scanna in och skicka osv om man vill göra detta digitalt. Visst kan man alltid använda gamla hederliga postsystemet och skicka papper analogt, men det känns så förlegat nu för tiden.

Av detta skäl blev jag lite glad när jag för inte så länge sedan fick tips om en enkel tjänst för att signera dokument, vilken gör att två personer (eller fler) som är på olika ställen enkelt kan signera ett digitalt dokument så som en PDF-fil och skicka vidare den. Det är en helt gratis tjänst dessutom, vilket värmer mitt småländska hjärta.

Tjänsten heter signera.ebox.nu och funkar på så vis att man helt enkelt laddar upp dokumentet som ska signeras i form av en PDF-fil och så signerar man med BankID och när det är klart så sparar man filen igen. Då är den signerad och klar med en juridiskt bindande signatur. Du kan sedan bara skicka filen digitalt, t ex via e-post, ett program som Skype eller sociala medier till den andre som ska signera samma dokument.

Det låter väl som en ganska simpel grej och på många sätt är det ju också det, då det bara handlar om att fixa en juridiskt bindande underskrift på ett dokument. Något som man kan göra på några sekunder med en vanlig penna om man har ett fysiskt dokument framför sig. Men det är just att det går att göra digitalt som är den stora grejen.

För det blir direkt så mycket svårare att signera ett dokument om man ska ha en digital version av det sen. Det krävs alla de där stegen som jag pratade om med att skriva ut, skriva under och scanna in på datorn. Speciellt om det är många som ska signera samma sak. För varje person som ska skriva under samma dokument blir det att upprepa samma procedur igen och igen. Den som har scannat dokument vet också att kvaliteten på det inscannade ofta blir sämre och sämre för varje gång man upprepar proceduren.

Nu har jag hittat en metod som är klart smidigare och även om jag först inte tänkte att det är något jag kommer behöva använda mig av jätteofta så har jag redan insett att det är något som vi kan ha nytta av i företaget. Eftersom vi sitter på olika ställen och ibland måste skriva under samma papper, gör det att vi kan effektivisera den biten ganska mycket. Nyligen fick vi papper från banken att fylla i, som givetvis båda måste skriva under, och tack vare denna lösning kan vi göra det väldigt enkelt och snabbt istället för att krångla.

Tackar den digitala utvecklingen för nya möjligheterna

Det finns så många saker som man nuförtiden kan göra digitalt som inte ens fanns på kartan för bara några år sedan. Vi kan få vår post digitalt via en tjänst som Kivra, vi kan deklarera direkt på nätet och få extra snabb skatteåterbäring, vi kan skicka pengar till folk utan någon väntetid via Swish (Eureka – att ingen lyckats fixa direktöverföringar tidigare), vi kan beställa pizza online, vi kan göra alla bankaffärer via Internetbanken osv.

Många av sakerna som vi kan göra idag har blivit möjliga att göra på ett bra sätt genom tjänster som BankID / mobilt BankID, som gör att man kan identifiera sig själv digitalt. Det gör att man kan logga in på många olika ställen på ett säkrare sätt (t ex Internetbanken eller Skatteverket) men framför allt gör det att man kan signera något med en bindande signatur.

BankID och E-legitimation gör med andra ord att man kan signera kontrakt och ingå avtal utan att behöva en fysisk underskrift. Det är detta som gör att man t ex kan godkänna betalningar via Internetbanken eller Swish och att man kan skicka in deklarationen underskriven direkt online. Det gör också att man kan skriva under ett vanligt dokument digitalt.

Jag har flera gånger godkänt avtal från min egen bank genom att signera avtalet med mobilt BankID. Dock har denna typ av digitalt signerande varit reserverat för vissa specifika aktörer och tillfällen. Banken har som sagt låtit mig skriva på dokument inne i deras Internetbank, men jag har inte själv kunnat signera vilka dokument jag vill, hur och när jag vill.

Därför är det trevligt med en tjänst som signera.ebox.nu som fritt låter mig signera vad som helst, när som helst och helt utan kostnad. Det finns inga begränsningar, vilket i princip innebär att jag kan använda tjänsten till allt som jag vill signera, så länge jag kan fixa fram en PDF-fil (vilket man kan omvandla de flesta dokument till).

Nu är det inte längre bara via Internetbanken eller Skatteverket som jag kan skriva under saker utan även på egen hand. Jag kan skriva under det papper som ska skickas in till banken och enkelt skicka det vidare till min affärspartner för hans underskrift och vi kan även hantera t ex kompanjonsavtal och annat på detta vis. Ännu en gång tackar jag teknikens framsteg för att ha gjort mitt liv lite bättre och lite enklare.

Utnyttja friskvårdsbidraget om du är anställd

Om man är anställd har man oftast friskvårdsbidrag från arbetsgivaren. Detta är en skattebefriad förmån där du får ett bidrag i pengar för olika aktiviteter som är bra för din hälsa. Det gäller för ett stort antal sporter och träningsformer och du kan då få ersättning från din arbetsgivare. Det finns inget bestämt belopp som gäller för alla men ofta kan det vara upp mot 3 000 kr per år, vilket t ex kan täcka ett årskort på gymmet eller liknande.

Ofta kan du själv lägga ut för det du vill göra, t ex köpa årskort på gym, och sen visar du upp kvitto på din utgift och får ersättning från arbetsgivaren. Företaget som du är anställd hos slipper betala moms på belopp de betalar ut i friskvårdsbidrag men det finns en maxgräns för hur mycket de kan få skattefritt. Eftersom det är skattefritt så är det också Skatteverket som avgör vilka aktiviteter som kan ingå i friskvårdsbidraget och vilka som inte är godkända.

Utnyttja ditt friskvårdsbidrag – det finns alltid något att göra för pengarna

Det är ganska givet att man bör utnyttja bidraget. Om man tränar på något vis så är det ju supertrevligt att få en stor del av sina kostnader ersatta av arbetsgivaren. Om man t ex går på gym så kan man få mer eller mindre hela årskortet betalt av friskvårdsbidraget och slipper då betala dessa pengar ur egen ficka.

Detta gäller även många andra sporter och aktiviteter. Du kan göra allt från att spela badminton, handboll eller basket till att bowla eller få massage. Det är alltså inte bara vanliga sporter och gym som räknas in utan även ett antal andra aktiviteter och behandlingar som hjälper till att förbättra din hälsa och gör dig friskare.

Massage, fotbehandlingar (ej manikyr och liknande), kallbad, ljusterapi och hypnos (för avslappning och minskning av stress) är exempel på saker som kanske inte räknas som träning men som av olika skäl kan bidra till att du blir mer hälsosam och mår bättre. Det finns en del undantag här och där som man kanske ska kolla upp men på det stora hela kan man få friskvårdsbidrag för väldigt många olika saker.

För dig som aktivt tränar eller håller på med någon fritidssysselsättning som kan tänkas falla inom friskvårdsbidragets gränser, och som inte ännu har utnyttjat det, är det en given sak att kolla upp. Ta reda på vad din arbetsgivare erbjuder och se till att utnyttja det. Du får i princip någonstans runt 3 000 kr gratis varje år för att betala dina aktiviteter som du ändå hade betalt för helt själv i annat fall.

Om du inte har nytta av bidraget idag – hitta något sätt att utnyttja det

Ifall du inte tränar eller direkt har någon fritidssysselsättning som hamnar inom friskvårdsbidraget idag så kan du med fördel fundera på om det finns något som du kan börja göra som du kan få ersättning för. Det behöver som sagt var inte handla om att börja träna. Du måste inte börja på gym eller börja spela fotboll utan det kan vara klart lugnare.

Att få massage är t ex väldigt trevligt och avslappnande och många skulle säkert kunna tänka sig detta. Ett skäl till att man inte gör det är dock säkert att man inte vill lägga pengarna som det kostar. Det kan kanske gå på 400 kr per besök och det är ju en slant. Men om man kan få runt 3 000 kr om året i bidrag och det dessutom är fritt fram att lägga de pengarna på massage så blir det ju en annan grej. Då kan man i princip gå på en gratis massage i månaden.

Gillar du inte massage så kan du även göra många andra saker. Du kan spela minigolf, bada bastu, få akupunktur, bowla, dansa (motionsdans), gå på kostrådgivning, simma eller gå en viktminskningskurs. Alla dessa saker kan ersättas via friskvårdsbidraget. Så det går ofta att hitta något som är lite roligt som du faktiskt kan få ersatt av din arbetsgivare. Varför då inte utnyttja det?

För vem gäller friskvårdsbidrag?

Om du är anställd så kan du få friskvårdsbidrag. Det är arbetsgivaren som betalar ut det och det finns som sagt ingen bestämd gräns för vad bidraget ska vara. Tanken är att beloppet på ett ungefär ska motsvara vad ett årskort på gymmet kostar. Det innebär att du kanske kan få 4 000 kr om året, bara 2 000 kr om året eller nåt där emellan. Kolla detta med din arbetsgivare vad som gäller.

Tråkigt nog gäller bidraget bara för anställda. Det innebär att det blir lite tråkigare för egenföretagare. Om du har ett aktiebolag så funkar det fint eftersom du då själv är anställd i ditt företag. Då kan du få ersättning precis som alla andra som är anställda hos någon annan – fast då är du ju själv också den som delar ut friskvårdsbidraget. Men fördelen är då att du som ägare av ett aktiebolag kan få friskvård skattefritt. Dock kan du inte få friskvårdsbidrag om du har enskild firma eller handelsbolag eftersom du då inte är anställd utan bara får vinsten från företaget.

Personligen tycker jag att det är lite orättvist – speciellt med tanke på att jag är egenföretagare och delägare i ett handelsbolag. Vi som driver eget företag i dessa former har ju lika stort behov av att vara friska och pigga som alla andra. Ibland kanske ett ännu större behov då det som egenföretagare krävs mycket jobb och innebär en hel del stress, långa arbetsdagar, mental press att lyckas tjäna pengar och allt sånt där.

Visst kanske det inte kan fungera på exakt samma sätt för egenföretagare som för anställda men det borde väl inte vara så svårt att skapa en lösning för friskvård som är anpassat till enskild firma och handelsbolag. Om alla andra kan få skattefri träning och friskvård så vore det väl inte direkt konstigt att ge samma möjligheter till egenföretagare, vilka ofta sliter hårt och skulle ha stor nytta av både bidraget och träningen.

Vad ingår inte i friskvårdsbidraget?

Det är mycket som ingår och en del saker är lite udda så som hypnos, bowling, minigolf, akupunktur och olika typer av terapi. Samtidigt som dessa saker går bra att få ersättning för så finns det andra saker som man tror borde ingå men som inte gör det.

Några bra exempel är t ex golf, bergsklättring, självförsvarskurs, segling, ridning, forsränning och dykning. Detta är saker som man egentligen tycker borde kunna ingå eftersom att det är träning på minst lika hög nivå som många av de saker som faktiskt ingår i bidraget. Dessutom kan det ju vara väldigt uppiggande och stimulerande att utföra dessa aktiviteter om man nu uppskattar dem.

Golf är ett klassiskt exempel på något som har debatterats en del genom åren. Många tycker att golf ska få vara med men Skatteverket har haft som kommentar att det som ryms inom friskvårdsbidraget ska vara en ”enklare form av motion” och när beslutet togs för ett antal år sedan så räknades golf inte som en enklare form av motion. Kanske hade det något att göra med att de som hade makten tyckte att golf var en ”finare” och lite snobbigare aktivitet och att man inte borde få ersättning för något sådant.

Dock är det idag inte riktigt på samma vis. Golf är en sport som väldigt många utövar och det är en sport för alla. Man behöver inte vara överklass på något vis. Det finns mängder av golfbanor och det är lätt att bara åka ut och slå lite på en driving range eller att spela utan att vara medlem. Tydligen har även Skatterättsnämnden lämnat besked om att golf ska få ingå i friskvårdsbidraget om man slår på en driving range eller spelar en så kallad pay and play-bana där man inte behöver medlemskap på golfklubben. Dock har Skatteverket överklagat detta, vilket väl visar på en ganska förlegad inställning.

Det troliga är att du kan utnyttja bidraget och spara pengar

Oavsett vad man tycker om olika träningsformer och aktiviteter så kan man säga att väldigt mycket ingår och det är inte så jättemånga saker som faktiskt är undantagna. Så om du är sugen på att börja utnyttja ditt friskvårdsbidrag så är det bäst att du kollar upp hos Skatteverket vad som ingår och vad som inte ingår, så att du vet ifall din aktivitet kan ersättas av din arbetsgivare. Kolla även hos arbetsgivaren vad de har för bidrag och hur du ska göra för att utnyttja det.

Skatteverkets lista över godkända aktiviteter
Lite om vad som ingår och inte ingår hos Friskvård.se

Det är faktiskt ganska mycket pengar som du kan spara på ett år ifall du maxar ditt friskvårdsbidrag. Givetvis är det huvudsakligen du som redan lägger t ex 3 000 kr om året på din träning som har möjlighet att spara pengar rakt av, om du inte har utnyttjat bidraget sen tidigare. Då kan du sluta betala dessa pengar ur egen ficka och låta arbetsgivaren och staten betala.

Även om du inte just nu har någon aktivitet så kan du tjäna riktigt mycket på att börja utnyttja ditt bidrag. För det första får du chansen att börja göra något som kan vara bra för din hälsa. Ifall du inte idag tränar eller gör något sådant så kan det vara riktigt bra att börja. Du behöver inte nödvändigtvis slänga dig in i något galet så som ishockey eller tennis utan kan ta det lite försiktigt och börja med massage, yoga eller simning.

Du kan på så vis både hitta en rolig aktivitet som du kan utföra varje vecka / månad och bli piggare och friskare på samma gång. Då sparar du kanske inte pengar rakt av men du mår bättre, orkar mer och kan tjäna på det på ett lite annat sätt. För er som faktiskt kan utnyttja friskvårdsbidraget (ni som är anställda) är det ju en riktigt bra deal. Det är svårt att hitta ett bra skäl till att inte ta del av bidraget om ni nu kan få det. Jag är helt klart avundsjuk!