Hamnar vår information på rätt ställe?

Idag är det väldigt aktuellt med informationssäkerhet. Nya dataskyddsförordningen (GDPR) införs den 25:e maj och innebär en massa tuffa krav på företag när det gäller insamling och hantering av personuppgifter. Facebook har varit i blåsväder för att de delat ut allt för många personuppgifter till tredje part. Det kan helt klart kännas lite riskabelt att skicka ut information när man inte riktigt vet vem som kommer att få ta del av den.

Hillary Clinton hade innan valet i USA stora problem efter att det uppdagats att hon haft en massa oskyddad e-post på sin mobiltelefon och det var ett av skälen till att hon slutligen förlorade valet mot Trump. Det var en stor härva där hon utreddes men till slut friades. Det är ändå ett bra exempel på att digitala meddelanden mycket väl både kan hamna på villovägar och att det är viktigt att begränsa vem som har tillgång till dem.

De flesta mail och SMS som skickas är menade för en specifik person men vi kanske inte skulle få superstor panik om någon annan än den tänkte mottagaren ändå läste dem. Dock finns det ibland skäl att verkligen vilja försäkra sig om att rätt person läser det som man har skickat. Om man t ex bifogar viktiga avtal, sekretessbelagd information eller diskuterar känsliga ämnen som inte bör spridas.

I dessa fall kan det kanske kännas lite nervöst att skicka ut något via t ex mail, för även om det normalt är så att den person som ska ta emot utskicket också gör det, så finns det tillfällen då information hamnar på fel ställe eller att konton hackas.

Detta kan, speciellt när det gäller företag vilka ofta jobbar med känslig eller hemlig information, göra att man är skeptisk till att använda e-post som en kommunikationsväg. Samtidigt är just mail troligen den vanligaste och smidigaste metoden att kommunicera och skicka information idag, vilket gör det svårt att sluta med detta.

Information är idag något av det viktigaste vi har och därför måste vi också värna om den och jobba för dess säkerhet. Eftersom det vore svårt eller till och med orimligt att sluta skicka mail (och då kanske återgå till mer primitiva analoga metoder) är lösningen förmodligen att försöka göra det säkrare att skicka mail, så att man vet att endast rätt person tar emot och läser det man har skickat.

Hur skicka säkra mail?

Frågan som uppstår är då “Hur kan jag skicka ett säkert mail?”. I grunden vill man ju tro att alla mail är säkra och att ingen obehörig kommer läsa dem, men vi vet också att det är väldigt vanligt att e-postkonton blir hackade.

Det behöver inte ens gå till på ett sådant sätt utan det kan hända genom en slump / misstag, t ex att man vidarebefordrar eller skickar en kopia till fel person osv. Det finns många sätt som information kan spridas mot ens vilja.

En möjlig lösning på detta problem är att skicka ett säkert meddelande genom en tjänst från TellusTalk som de kallar för “BankID-skyddade meddelanden”. De erbjuder möjligheten att skicka meddelanden via mail eller SMS som är säkrade på så vis att man måste kvittera dem via BankID. Det innebär alltså att man måste signera med en giltig digital signatur för att ens kunna öppna och läsa meddelandet.

Den som sänder meddelandet skriver ut vilket personnummer mottagaren har och för att kunna komma åt informationen, vare sig det är text, textfiler, bilder eller annat, måste man verifiera sin identitet med BankID / mobilt BankID. Det är alltså som en inloggning som bara fungerar om det är rätt person som försöker logga in.

BankID har många användningsområden

Det fina med BankID är att det är kopplat direkt till din identitet och är likställt med en juridiskt bindande signatur. Det är givetvis perfekt att använda när man vill skriva under ett dokument digitalt men det funkar lika bra för att logga in.

Det är väldigt många tjänster som använder inloggning via BankID, t ex internetbankerna, Skatteverket, Försäkringskassan och en mängd andra organisationer och företag. Det är ett bra sätt att säkerställa att det är rätt person som loggar in.

Istället för att bara använda BankID för att logga in i någon slags kundzon eller app så kan man även använda det på annat vis. Det går som sagt att verifiera sin identitet när man ska ta emot någonting, såsom ett meddelande via mail eller SMS.

Du får en länk för meddelandet skickad till din mail och loggar sedan in på webbmailen för att läsa meddelandet som du har fått. Den är gjord för att kräva signering via BankID innan meddelandet visas.

När du ska skicka ett säkert meddelande av detta slag kan du dock göra det från vilken mailadress som helst om du bara följer instruktionerna. Du behöver kunna mottagarens personnummer för att det ska fungera. Mottagaren kan sedan antingen verifiera sin identitet via BankID eller genom att använda sin bankdosa.

De flesta får t ex idag sina lönebesked i ett mail varje månad, men det kommer GDPR (nya dataskyddslagarna från EU) sätta stopp för i och med alla personuppgifter dessa lönebesked innehåller. Att skicka ut ett lönebesked i ett skyddat meddelande istället är även i framtiden juridiskt korrekt och en smidig metod för att fortsätta leverera beskeden elektroniskt.

För SMS funkar det egentligen likadant. Man kan skicka från sin mail till en mobiltelefon, som får meddelandet via SMS. Huruvida det går att skicka ett sådant meddelande direkt från mobiltelefonens SMS-funktion i dagsläget är jag dock osäker på.

På detta vis utnyttjar man kraften i BankID för att bygga vidare på de idag klassiska sätten att signera digitalt. Vi har tidigare kunnat signera t ex ett avtal genom att verifiera vår egen identitet via BankID på ett mycket smidigt sätt. Nu kan vi ta det steget längre och signera för varje meddelande vi tar emot som ska vara personligt eller hemligt.

Det moderna företagandet blir smidigare

Jag driver ett företag tillsammans med en vän. Vi har hållit på i ca 10 år nu och jobbar inom webb och e-handel. Vi driver t ex olika webbsidor inom ekonomi och Stabilekonomi.se är den sida där jag brukar blogga lite mer allmänt och personligt om privatekonomi, med tips och råd och sådant som jag tycker är intressant och viktigt.

Min vän träffade jag på universitetet för ganska länge sedan och vi bor sedan många år i olika städer, en ganska bra bit ifrån varandra. Vi har således inget kontor dit vi åker varje dag för att jobba utan jobbar på varsitt håll och håller daglig kontakt via t ex Skype. Med jämna mellanrum har vi möten då en av oss åker till den andre (oftast är det jag som besöker honom av praktiska skäl) och så diskuterar vi företaget och gör sådant som man helst behöver göra tillsammans.

Detta upplägg har fungerat bra, även om man ibland kanske önskade att vi hade kunnat jobba tillsammans på samma vis som vanligt folk oftast gör, med ett kontor som vi kunde gå till och träffas dagligen. Dock är det normalt inga problem för oss att sitta på olika håll då vi gör det mesta arbetet självständigt och utan behov av att träffas fysiskt. Vi kan hantera näst intill alla ärenden som vi behöver göra gemensamt via Internet – prata med varandra, skicka filer osv.

Vissa saker kan man dock inte göra smidigt när man sitter på olika håll och en av de sakerna är att signera papper, när båda två måste skriva under samma dokument. Även om vi kan göra mycket digitalt så har det inte funnits någon bra lösning för detta. Vi har normalt fått vänta tills dess att vi är på samma ställe, när vi har möte, eller sköta det den krångliga vägen.

Den krångliga vägen är inte så rolig då det i princip innebär att en person får skriva ut dokumentet, fylla i och signera det, scanna in det igen, skicka det till den andre som sedan också skriver ut det och signerar. Sedan kan det då antingen skickas in via vanlig post eller återigen scannas in för att skickas digitalt.

Digital lösning som gör det klart smidigare att signera

Säga vad man vill om denna metod men den är inte smidig. Det är en klumpig lösning som tar tid och kräver för mycket jobb. Det behövs något som är klart smidigare för att hantera något som egentligen är en ganska simpel process. I grund och botten ska man bara skriva sin signatur på ett dokument och sedan ska en annan person göra samma sak.

Eftersom vi lever i dagens moderna, uppkopplade, digitaliserade värld känns det som en väldigt gammaldags och krånglig metod att behöva skriva ut, signera, scanna in och skicka osv om man vill göra detta digitalt. Visst kan man alltid använda gamla hederliga postsystemet och skicka papper analogt, men det känns så förlegat nu för tiden.

Av detta skäl blev jag lite glad när jag för inte så länge sedan fick tips om en enkel tjänst för att signera dokument, vilken gör att två personer (eller fler) som är på olika ställen enkelt kan signera ett digitalt dokument så som en PDF-fil och skicka vidare den. Det är en helt gratis tjänst dessutom, vilket värmer mitt småländska hjärta.

Tjänsten heter signera.ebox.nu och funkar på så vis att man helt enkelt laddar upp dokumentet som ska signeras i form av en PDF-fil och så signerar man med BankID och när det är klart så sparar man filen igen. Då är den signerad och klar med en juridiskt bindande signatur. Du kan sedan bara skicka filen digitalt, t ex via e-post, ett program som Skype eller sociala medier till den andre som ska signera samma dokument.

Det låter väl som en ganska simpel grej och på många sätt är det ju också det, då det bara handlar om att fixa en juridiskt bindande underskrift på ett dokument. Något som man kan göra på några sekunder med en vanlig penna om man har ett fysiskt dokument framför sig. Men det är just att det går att göra digitalt som är den stora grejen.

För det blir direkt så mycket svårare att signera ett dokument om man ska ha en digital version av det sen. Det krävs alla de där stegen som jag pratade om med att skriva ut, skriva under och scanna in på datorn. Speciellt om det är många som ska signera samma sak. För varje person som ska skriva under samma dokument blir det att upprepa samma procedur igen och igen. Den som har scannat dokument vet också att kvaliteten på det inscannade ofta blir sämre och sämre för varje gång man upprepar proceduren.

Nu har jag hittat en metod som är klart smidigare och även om jag först inte tänkte att det är något jag kommer behöva använda mig av jätteofta så har jag redan insett att det är något som vi kan ha nytta av i företaget. Eftersom vi sitter på olika ställen och ibland måste skriva under samma papper, gör det att vi kan effektivisera den biten ganska mycket. Nyligen fick vi papper från banken att fylla i, som givetvis båda måste skriva under, och tack vare denna lösning kan vi göra det väldigt enkelt och snabbt istället för att krångla.

Tackar den digitala utvecklingen för nya möjligheterna

Det finns så många saker som man nuförtiden kan göra digitalt som inte ens fanns på kartan för bara några år sedan. Vi kan få vår post digitalt via en tjänst som Kivra, vi kan deklarera direkt på nätet och få extra snabb skatteåterbäring, vi kan skicka pengar till folk utan någon väntetid via Swish (Eureka – att ingen lyckats fixa direktöverföringar tidigare), vi kan beställa pizza online, vi kan göra alla bankaffärer via Internetbanken osv.

Många av sakerna som vi kan göra idag har blivit möjliga att göra på ett bra sätt genom tjänster som BankID / mobilt BankID, som gör att man kan identifiera sig själv digitalt. Det gör att man kan logga in på många olika ställen på ett säkrare sätt (t ex Internetbanken eller Skatteverket) men framför allt gör det att man kan signera något med en bindande signatur.

BankID och E-legitimation gör med andra ord att man kan signera kontrakt och ingå avtal utan att behöva en fysisk underskrift. Det är detta som gör att man t ex kan godkänna betalningar via Internetbanken eller Swish och att man kan skicka in deklarationen underskriven direkt online. Det gör också att man kan skriva under ett vanligt dokument digitalt.

Jag har flera gånger godkänt avtal från min egen bank genom att signera avtalet med mobilt BankID. Dock har denna typ av digitalt signerande varit reserverat för vissa specifika aktörer och tillfällen. Banken har som sagt låtit mig skriva på dokument inne i deras Internetbank, men jag har inte själv kunnat signera vilka dokument jag vill, hur och när jag vill.

Därför är det trevligt med en tjänst som signera.ebox.nu som fritt låter mig signera vad som helst, när som helst och helt utan kostnad. Det finns inga begränsningar, vilket i princip innebär att jag kan använda tjänsten till allt som jag vill signera, så länge jag kan fixa fram en PDF-fil (vilket man kan omvandla de flesta dokument till).

Nu är det inte längre bara via Internetbanken eller Skatteverket som jag kan skriva under saker utan även på egen hand. Jag kan skriva under det papper som ska skickas in till banken och enkelt skicka det vidare till min affärspartner för hans underskrift och vi kan även hantera t ex kompanjonsavtal och annat på detta vis. Ännu en gång tackar jag teknikens framsteg för att ha gjort mitt liv lite bättre och lite enklare.

Effektivisera vardagen med digital signering

Idag präglas vardagen av viljan av att göra saker och ting smidigare, snabbare och mer automatiserat. Vi vill slippa onödigt krångel och få saker gjorda utan att behöva lägga ner allt för mycket tid eller kraft på det. I de flesta fall är detta också kopplat till Internet och möjligheten att göra fler och fler saker online.

Det finns så många olika tjänster idag som utnyttjar Internet för att erbjuda dig något som traditionellt har tagit klart mer tid och energi och som ofta har tvingat dig att lämna hemmet. Men nu för tiden slipper man ofta åka iväg eller att skicka iväg saker för att få saker gjorda. Det går vanligtvis bra att helt enkelt göra det via datorn eller mobilen.

Effektivare vardag med digital signering

Ett bra exempel är att handla mat. Förr var det inte allt för mycket att välja på – man åkte till mataffären och handlade. Visserligen är det fortfarande allra vanligast, men idag finns åtminstone intressanta alternativ. Fler och fler mataffärer erbjuder dig att köpa maten direkt online för att sedan antingen skicka den hem till dig med leverans eller att du kan hämta upp färdigpackade kassar i affären.

Detta är något som klassiskt bara har gått att göra på ett enda sätt men Internets möjligheter tillsammans med folks vilja att få smidigare liv mot lite extra betalning har gjort att utvecklingen har gått i den här intressanta riktningen. Du får givetvis betala en slant extra för att få din mat ihopplockad, antingen genom dyrare matpriser i onlinebutiken eller genom en serviceavgift. Detta är dock något som många utan problem betalar.

En viktig kugge i maskineriet är möjligheten att kunna betala online, vilket givetvis har funnits ganska länge nu, men det har även här gått mer och mer mot snabbare och smidigare lösningar. Det finns nu för tiden bankbetalningar som du kan göra direkt via Internetbanken där du signerar med BankID så att du bara behöver mobilen.

Du klarar dig till och med bra utan kreditkortet många gånger. I affärerna börjar de också jobba mot betalningsalternativ där du använder mobilen istället för kreditkortet, vilket innebär att du i princip kan göra det mesta endast med hjälp av en smartphone. Även om en del är oroliga för att den äldre generationen kommer i kläm, med tanke på att de kanske inte har den moderna teknologi som så ofta används, så måste man säga att det är en trevlig utveckling.

BankID har skapat nya möjligheter

Ett stort steg mot att kunna göra saker mycket snabbare och smidigare, där man utnyttjar den digitala tekniken och Internet, är BankID och mobilt BankID. Att kunna signera saker online skapar riktigt många nya och bra möjligheter som inte fanns tidigare. Tänk bara på alla tillfällen då man faktiskt använder detta i vardagen.

Det går att logga in på i princip alla möjliga webbsidor och deras tjänster med BankID, t ex Internetbanken, Försäkringskassan, Skatteverket och ett gäng andra privata aktörer. Du behöver inte ha en massa olika lösenord och inloggningar utan kan klara dig med bara en enda. En som också är säkrare än att ha vanligt lösenord och användarnamn.

Förutom att det kan vara smidigt när man ska logga in så kan man även effektivisera många saker med hjälp av en tjänst som BankID. Man kan t ex skriva under kontrakt från banken när man ska låna istället för att få behöva vänta på att få papper hemskickade, skriva på dem analogt och sen skicka in dem igen. Förutom att det är allmänt osmidigare så tar det klart mindre tid än att behöva vänta på postgången och all hantering mellan detta.

Eftersom BankID är juridiskt likvärdigt med din egen signatur så funkar det ju också utmärkt att skriva under olika dokument och att ingå avtal på detta vis. Det är redan nu många som använder BankID just för att ingå avtal och det lär inte bli mindre sådant framöver.

Digital signering av dokument

Just att signera dokument online / digitalt är något som kommer mer och mer och det är också något som sparar massor av tid och onödigt krångel. Ju fler personer som är inblandade och behöver signera ett dokument desto krångligare blir det och det är då det verkligen kan göra skillnad att digitalisera hela processen.

Man behöver egentligen inte gå så långt tillbaka i tiden för att komma tillbaka till dagarna innan Internet och då var det givetvis att skicka dokument via brev som var enda riktiga lösningen. Men även sedan dess har det varit ganska krångligt om man jämför med hur det skulle kunna vara och vad som nu mer och mer är på väg.

De flesta har säkert fått en fil skickad till sig i mailen, såsom ett avtal eller dokument som ska signeras och skickas tillbaka. Enda riktiga lösningen har då varit att skriva ut dokumentet, skriva under och sen scanna in det igen och skicka tillbaka det via e-post. För att vara dagens smidiga digitala värld är detta fortfarande inte speciellt smidigt. Det är också långt ifrån alla som äger en scanner, vilket gör det krångligare. Då blir det ofta att man helt enkelt skickar dokumentet med vanlig post istället.

Att kunna signera ett dokument helt och hållet online vore alltså en riktigt bra lösning. Det skulle vara mycket smidigare och det skulle definitivt spara riktigt mycket tid jämfört med alternativen. Då slipper man skriva ut papper och krångla med att få tillbaka dem till en digital version igen.

Man kan utnyttja den digitala signeringsteknik som finns tillgänglig för att underlätta en process som i vanliga fall är ganska omständlig och långsam och som känns förlegad i den moderna tid vi nu lever i. Ju fler som ska signera ett dokument ju effektivare blir det dessutom att signera digitalt just eftersom man kan ta bort så många onödiga steg.

Signera digitalt

min.ebox.nu från TellusTalk

En tjänst för att signera dokument online är min.ebox.nu, vilken tar vara på just enkelheten och smidigheten som BankID erbjuder. Eftersom det är så enkelt att signera saker online med BankID och att BankID är godkänt som en juridiskt bindande signatur blir det naturligt med en tjänst som låter dig signera valfritt dokument på detta vis.

Det fina med den här tjänsten är att den riktar sig till både privatpersoner och företag och att den är kostnadsfri. Det innebär att även om du som privatperson skulle vilja få ett dokument signerat så kan du enkelt göra det, utan att bli upplåst i något krångligt system eller betala dyra avgifter.

Processen är dessutom riktigt enkel, så som den bör vara. Du loggar in med BankID, du skapar ett meddelande där du bifogar det som ska signeras (det kan vara dokument, bilder, protokoll eller lite vad som helst) och så delar du det med de andra som ska signera. Detta genom att helt enkelt skicka länken till meddelandet (t ex via mail eller SMS).

Du kan om du vill göra inställningar om de som signerar behöver ha med personnummer eller om det räcker med deras namn. Ditt eget personnummer kan också det vara hemligt om du väljer att inte visa det. Du behöver inte ens skapa något konto för att använda tjänsten utan du loggar in via BankID, gör din grej och så är det klart.

Allting som du skapar är givetvis privat och skyddat med kryptering, så att ingen obehörig kan komma åt eller se dina filer. Efter att du är klar skickar du som sagt vidare meddelandet till dem du vill dela det med. Du skickar helt enkelt en länk via t ex SMS, mail eller sociala medier.

Efter att detta är gjort kan du även se vilka av de som har mottagit meddelandet som har varit inne och tittat och när de har signerat det. Alla som har varit med och signerat kan kolla och ladda ner det färdigsignerade dokumentet. Inget mer krångel med att skicka vanliga brev eller att skriva ut, skriva under, scanna in och skicka vidare. En tjänst som passar dagens smidiga digitala värld alltså.

Framtiden att kunna göra mer sånt här online

En tjänst som denna och liknande smarta tjänster är sådant som hela tiden gör livet lite enklare och som puttar oss mer och mer in i framtiden. Möjligheten att kunna vara uppkopplade online och mot varandra gör att vi hela tiden kan hitta nya möjligheter att effektivisera och förbättra våra liv. Att kunna handla saker digitalt, logga in och signera direkt online eller att kommunicera och samarbeta via Internet gör mycket för att förbättra kvaliteten på våra liv, även om det ibland är små steg i taget.

Vi kan spara tid, pengar, arbete och huvudvärk genom dessa digitala förbättringar och förenklingar. Ibland kanske vi istället får betala lite mer för att göra något online jämfört med att göra det på “gamla sättet” men i dessa fall handlar det mest om att folk själva får möjligheten att avgöra om det är värt att lägga lite extra pengar för att göra något på ett enklare och smidigare sätt.

Jag läste nyligen själv att Onlinepizza (som ju låter dig beställa pizza från lokala pizzerior på nätet och få dem levererade hem till dörren) även ska starta ett samarbete med Hemmakväll för att leverera godis och liknande hem till dörren. Du ska alltså kunna köpa lördagsgodiset online och få det hemkört istället för att behöva ge dig ut och skaffa det själv.

Man kan tycka att det är tveksamt om denna idé är bra eller ej – om det är att ta det hela ett steg för långt. Är det verkligen nödvändigt att kunna få godis hemkört och att kunna beställa online? Svaret är att alla kanske inte vill göra det men det finns säkert några som tycker att det är smidigt och dessa personer ska givetvis kunna beställa om de har lust.

Jag är tveksam till om det kommer att bli någon hit med tanke på att det kanske kan vara osmidigt att t ex beställa lösgodis (när man vill ha 15 olika sorter och tre bitar av varje), att det kan bli lite för dyrt osv men jag hoppas att de åtminstone testar. Kanske har jag fel och det blir en stor hit.

Det viktiga är inte exakt vad det är som görs utan att man hela tiden försöker hitta nya sätt att skapa smidighet och enkelhet i våra liv med hjälp av de digitala möjligheter som finns. Det är på så vis man utvecklas.