Det moderna företagandet blir smidigare

Jag driver ett företag tillsammans med en vän. Vi har hållit på i ca 10 år nu och jobbar inom webb och e-handel. Vi driver t ex olika webbsidor inom ekonomi och Stabilekonomi.se är den sida där jag brukar blogga lite mer allmänt och personligt om privatekonomi, med tips och råd och sådant som jag tycker är intressant och viktigt.

Min vän träffade jag på universitetet för ganska länge sedan och vi bor sedan många år i olika städer, en ganska bra bit ifrån varandra. Vi har således inget kontor dit vi åker varje dag för att jobba utan jobbar på varsitt håll och håller daglig kontakt via t ex Skype. Med jämna mellanrum har vi möten då en av oss åker till den andre (oftast är det jag som besöker honom av praktiska skäl) och så diskuterar vi företaget och gör sådant som man helst behöver göra tillsammans.

Detta upplägg har fungerat bra, även om man ibland kanske önskade att vi hade kunnat jobba tillsammans på samma vis som vanligt folk oftast gör, med ett kontor som vi kunde gå till och träffas dagligen. Dock är det normalt inga problem för oss att sitta på olika håll då vi gör det mesta arbetet självständigt och utan behov av att träffas fysiskt. Vi kan hantera näst intill alla ärenden som vi behöver göra gemensamt via Internet – prata med varandra, skicka filer osv.

Vissa saker kan man dock inte göra smidigt när man sitter på olika håll och en av de sakerna är att signera papper, när båda två måste skriva under samma dokument. Även om vi kan göra mycket digitalt så har det inte funnits någon bra lösning för detta. Vi har normalt fått vänta tills dess att vi är på samma ställe, när vi har möte, eller sköta det den krångliga vägen.

Den krångliga vägen är inte så rolig då det i princip innebär att en person får skriva ut dokumentet, fylla i och signera det, scanna in det igen, skicka det till den andre som sedan också skriver ut det och signerar. Sedan kan det då antingen skickas in via vanlig post eller återigen scannas in för att skickas digitalt.

Digital lösning som gör det klart smidigare att signera

Säga vad man vill om denna metod men den är inte smidig. Det är en klumpig lösning som tar tid och kräver för mycket jobb. Det behövs något som är klart smidigare för att hantera något som egentligen är en ganska simpel process. I grund och botten ska man bara skriva sin signatur på ett dokument och sedan ska en annan person göra samma sak.

Eftersom vi lever i dagens moderna, uppkopplade, digitaliserade värld känns det som en väldigt gammaldags och krånglig metod att behöva skriva ut, signera, scanna in och skicka osv om man vill göra detta digitalt. Visst kan man alltid använda gamla hederliga postsystemet och skicka papper analogt, men det känns så förlegat nu för tiden.

Av detta skäl blev jag lite glad när jag för inte så länge sedan fick tips om en enkel tjänst för att signera dokument, vilken gör att två personer (eller fler) som är på olika ställen enkelt kan signera ett digitalt dokument så som en PDF-fil och skicka vidare den. Det är en helt gratis tjänst dessutom, vilket värmer mitt småländska hjärta.

Tjänsten heter signera.ebox.nu och funkar på så vis att man helt enkelt laddar upp dokumentet som ska signeras i form av en PDF-fil och så signerar man med BankID och när det är klart så sparar man filen igen. Då är den signerad och klar med en juridiskt bindande signatur. Du kan sedan bara skicka filen digitalt, t ex via e-post, ett program som Skype eller sociala medier till den andre som ska signera samma dokument.

Det låter väl som en ganska simpel grej och på många sätt är det ju också det, då det bara handlar om att fixa en juridiskt bindande underskrift på ett dokument. Något som man kan göra på några sekunder med en vanlig penna om man har ett fysiskt dokument framför sig. Men det är just att det går att göra digitalt som är den stora grejen.

För det blir direkt så mycket svårare att signera ett dokument om man ska ha en digital version av det sen. Det krävs alla de där stegen som jag pratade om med att skriva ut, skriva under och scanna in på datorn. Speciellt om det är många som ska signera samma sak. För varje person som ska skriva under samma dokument blir det att upprepa samma procedur igen och igen. Den som har scannat dokument vet också att kvaliteten på det inscannade ofta blir sämre och sämre för varje gång man upprepar proceduren.

Nu har jag hittat en metod som är klart smidigare och även om jag först inte tänkte att det är något jag kommer behöva använda mig av jätteofta så har jag redan insett att det är något som vi kan ha nytta av i företaget. Eftersom vi sitter på olika ställen och ibland måste skriva under samma papper, gör det att vi kan effektivisera den biten ganska mycket. Nyligen fick vi papper från banken att fylla i, som givetvis båda måste skriva under, och tack vare denna lösning kan vi göra det väldigt enkelt och snabbt istället för att krångla.

Tackar den digitala utvecklingen för nya möjligheterna

Det finns så många saker som man nuförtiden kan göra digitalt som inte ens fanns på kartan för bara några år sedan. Vi kan få vår post digitalt via en tjänst som Kivra, vi kan deklarera direkt på nätet och få extra snabb skatteåterbäring, vi kan skicka pengar till folk utan någon väntetid via Swish (Eureka – att ingen lyckats fixa direktöverföringar tidigare), vi kan beställa pizza online, vi kan göra alla bankaffärer via Internetbanken osv.

Många av sakerna som vi kan göra idag har blivit möjliga att göra på ett bra sätt genom tjänster som BankID / mobilt BankID, som gör att man kan identifiera sig själv digitalt. Det gör att man kan logga in på många olika ställen på ett säkrare sätt (t ex Internetbanken eller Skatteverket) men framför allt gör det att man kan signera något med en bindande signatur.

BankID och E-legitimation gör med andra ord att man kan signera kontrakt och ingå avtal utan att behöva en fysisk underskrift. Det är detta som gör att man t ex kan godkänna betalningar via Internetbanken eller Swish och att man kan skicka in deklarationen underskriven direkt online. Det gör också att man kan skriva under ett vanligt dokument digitalt.

Jag har flera gånger godkänt avtal från min egen bank genom att signera avtalet med mobilt BankID. Dock har denna typ av digitalt signerande varit reserverat för vissa specifika aktörer och tillfällen. Banken har som sagt låtit mig skriva på dokument inne i deras Internetbank, men jag har inte själv kunnat signera vilka dokument jag vill, hur och när jag vill.

Därför är det trevligt med en tjänst som signera.ebox.nu som fritt låter mig signera vad som helst, när som helst och helt utan kostnad. Det finns inga begränsningar, vilket i princip innebär att jag kan använda tjänsten till allt som jag vill signera, så länge jag kan fixa fram en PDF-fil (vilket man kan omvandla de flesta dokument till).

Nu är det inte längre bara via Internetbanken eller Skatteverket som jag kan skriva under saker utan även på egen hand. Jag kan skriva under det papper som ska skickas in till banken och enkelt skicka det vidare till min affärspartner för hans underskrift och vi kan även hantera t ex kompanjonsavtal och annat på detta vis. Ännu en gång tackar jag teknikens framsteg för att ha gjort mitt liv lite bättre och lite enklare.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *